Qualsiasi tecnica, stratagemma o teoria di problem solving comincia con un presupposto comune a tutti: definire il problema (non a caso è il primo dei sette step del problem solving, leggi l’articolo). Una conditio sine qua non per trovare la soluzione al nostro quesito.
Seppur tutti sappiano quale sia il punto di partenza del problem solving, questo primo passo fondamentale molto spesso viene ignorato, bypassato o sottovalutato. Infatti, un numero sorprendente di fallimenti delle tecniche di problem solving è originato da questa omissione.
E’ di fondamentale importanza quindi, investire un adeguato lasso di tempo per analizzare bene il nostro problema, ponendoci le giuste domande:
- cosa è effettivamente il nostro problema?
- chi ne è coinvolto?
- dove si verifica?
- quando si verifica?
- come funziona?
Le caratteristiche SMART
Una corretta valutazione ha delle caratteristiche intrinseche ben definite:
- risultati focalizzati: una chiara affermazione del problema da risolvere espressa in obiettivi finali, non in attività o risultati intermedi;
- specifica e misurabile ove possibile;
- funzione del tempo;
- progettata sui valori e i limiti dettati da chi prende le decisioni (i problem solver), inclusi il grado di precisone e la scala delle aspirazioni;
- strutturata per lasciare spazio sufficiente alla creatività (nel formulare stratagemmi per esempio) e ai risultati inattesi, per non limitarsi a problemi eccessivamente circoscritti e limitare le soluzioni;
- risolvere il problema al più alto livello possibile, vale a dire risolverlo completamente e non solo una parte di esso.
Queste caratteristiche, solitamente, vengono raggruppate sotto l’acronimo SMART: specific, measurable, action oriented, relevant e timely. L’acronimo, come si può ben vedere, non le comprende tutte, ma sicuramente aiuta a restare focalizzati sull’obiettivo specifico da raggiungere (la nostra soluzione) ed a lavorare con un maggior grado di attenzione.
La prospettiva
Quando si cerca di definire correttamente un problema bisogna stare attenti alla prospettiva dalla quale si guarda.
Se si lavora da soli, è fondamentale provare a vedere il quesito sotto una luce diversa, cercando di cambiare tutte le prospettive che si riescono ad immaginare. Un esempio potrebbe essere quello di valutare il problema con gli occhi di una o più persone che conosciamo bene, immaginandoci quale potrebbe essere la loro analisi a riguardo. Questo stratagemma, ci svincola dalla nostra percezione della realtà e ci salva dai nostri preconcetti.
Se si lavora in team invece, è importante giungere ad una conclusione comune sulla definizione del problema e sulle caratteristiche che lo compongono. Un team ben assortito e che riunisce diverse specialità, sarà più propenso a vedere il problema sotto diversi punti di vista. Non dimentichiamo, ad esempio, che il grande conquistatore Alessandro Magno, si avvaleva di un team multidisciplinare per studiare e risolvere le problematiche delle sue campagne: militari, ingegneri, scienziati e persino il suo maestro di retorica. Ognuno di loro contribuiva a definire e risolvere il problema. Se vuoi approfondire la storia di Alessandro Magno, ti invito a leggere questo post.
La trappola dell’autoinganno
Tutti noi abbiamo la tendenza a voler vedere nella realtà ciò che conferma le nostre idee e le nostre supposizioni: questo è il principio fondamentale dell’autoinganno. L’individuo infatti, tende ad avvicinare la realtà ai propri interessi e non la analizza in maniera distaccata.
Questo principio è lo stesso che portò Ulisse a legarsi all’albero maestro della sua nave per non cadere vittima del canto delle sirene. Come lui, anche noi dobbiamo costringere la nostra mente a non farsi distrarre da ciò che pensiamo e dalla realtà che ci circonda, seguendo un percorso rigoroso che ci possa portare alla corretta analisi del problema.
Spesso, infatti, si ritiene questa fase ovvia e quindi non vi si dedica la giusta attenzione, ma chi cerca la soluzione senza avere chiaro il punto di partenza, di solito interpreta la situazione sulla base dei suoi preconcetti e delle sue convinzioni. Conseguentemente, la strategia di risoluzione sarà figlia delle sue idee piuttosto che funzione del problema.
Per questo motivo dobbiamo prenderci tutto il tempo necessario per dare la giusta importanza a questa fase del problem solving.
Il riduttore di complessità
Cercare di analizzare un problema, guardandolo da prospettive diverse, ci può far scoprire aspetti che fino a quel momento ignoravamo.
A tal proposito, ti racconto un aneddoto che mi è successo recentemente: il problema consisteva nel trovare il maggior numero di elementi da inserire in un determinato contesto. Si era già trovata una soluzione ma si puntava a trovarne una migliore. Se mi fossi focalizzato solo sul problema e sulla soluzione trovata, non avrei dicerto cambiato il risultato finale. Così, ho ridefinito il problema, scartando la soluzione trovata e analizzandolo da una prospettiva diversa. La nuova prospettiva ha fatto si che vedessi il contesto nella sua struttura naturale (riduttore di complessità) e grazie ad uno stratagemma ho fatto in modo di inserire gli elementi in maniera diversa (ruotati di 90°). Questa soluzione ha aumentato la capacità contenitiva del contesto del 50%.
Ridefinire il problema è la chiave per scoprire nuove soluzioni.
Ridefinendo il problema, tendiamo a semplificarlo, togliendo elementi inutili e ridondanti, applicando il procedimento del riduttore di complessità. Questo procedimento può essere applicato solo se, come scritto nei paragrafi precedenti, si investe il giusto tempo nell’attenta analisi del problema e del suo funzionamento.
Investire più tempo all’inizio, ci farà guadagnare tempo ed energie più avanti.
Spero che dopo questo articolo sia chiara l’importanza nel definire il problema, nel prendersi il giusto tempo per analizzarlo e le insidie che si nascondono dietro un’unica prospettiva o nel principio dell’autoinganno.
Credit: prof. G. Nardone (Problem solving strategico); C. Conn; R. McLean (Bulletproof problem solving)