Quando si parla di approccio al problem solving, oltre allo scetticismo generale, si va incontro a convinzioni e falsi miti ben radicati nella mente delle persone.
Spesso ad esempio, si sente parlare di approccio SMART (che in inglese sta per specific – measurable – actionable – relevant – time frame); altri invece risaltano le proprie abilità nella logica, induttiva e deduttiva; alcuni invece si concentrano sui vari workplans, in modo da responsabilizzare ogni processo del team; oppure, ci si focalizza sul raccogliere ed analizzare quanti più dati possibile; o invece, più semplicemente, si adopera uno schema piramidale per poter scrivere e persuadere attraverso dei documenti.
Molti si esprimono così, ma sono davvero poche le persone che, oggigiorno, riescono a mettere insieme tutte queste tecniche per risolvere i problemi o superare certi pregiudizi, i famosi bias.
Il buon problem solving
Nonostante l’interesse per il problem solving (soprattutto all’estero) stia crescendo, capire quello che comporta il “buon” problem solving sembra non essere così chiaro a tutti, anche e soprattutto per quanto detto sopra.
Per fare un “buon” problem solving, si deve cercare di mettere in pratica tutte le tecniche insieme, seguendo i cosiddetti 7 steps di cui ti ho parlato in questo articolo. E’ questa la vera potenza dei 7 steps ed è ciò che li distingue: il concerto di tutte le sue tecniche che sprigionano la massima potenza possibile.
Errori ed insidie
Ogni tecnica, come ogni azione nella vita, nasconde insidie ed errori che è facile commettere. Non esulano da questa regola, ovviamente, neanche le tecniche del problem solving.
Conoscere le insidie ed i possibili errori prima di cominciare può aiutarci nel non commetterli, nel scovarli anzi tempo e quindi agire nel modo più corretto e consapevole possibile.
Vediamo quindi, le 7 insidie più comuni che si nascondono dietro le tecniche del problem solving:
- Debole definizione del problema. Troppo spesso la definizione del problema manca di specificità e chiarezza in merito ad espetti come i criteri e i vincoli decisionali, all’azione che si verificherà una volta risolto il problema, oppure al lasso di tempo o il livello di accuratezza richiesto per risolvere il problema. Una vaga definizione del problema, quindi, è la via più breve per avere lunghe ore di rompicapi e clienti frustrati. Meglio di no!
- Affermazioni nelle risposte. Per affermazione nella risposta, si intende quella conclusione a cui si arriva solo per esperienza o analogia, senza preoccuparsi di verificare o testare realmente l’efficacia della soluzione per il problema attuale. Queste risposte sono falsate da diversi bias cognitivi, come ad esempio i pregiudizi di disponibilità (riferendosi solo ai pochi fatti a portata di mano), i pregiudizi di polarizzazione (selezionando solo range che abbiamo già visto in passato) o i pregiudizi di conferma (ovvero studiare solo quei dati che si allineano con i nostri pregiudizi).
- Scomposizione errata del problema. I problemi che si possano risolvere senza scomporli in diverse componenti sono davvero pochi, se non quasi inesistenti. Ogni problema per essere risolto deve prima essere scomposto. Un esempio lampante di questo è quanto successo a Sydney durante lo studio dell’incidenza dell’asma nelle diverse zone della città. Gli studiosi erano a conoscenza che in una determinata zona il tasso di mortalità e ricoveri era più alto che in altre. Sapevano anche che nelle zone meno colpite dall’asma lo status socioeconomico era diverso, come la presenza e la tipologia di zone verdi. Solo scomponendo correttamente il problema (e le possibili soluzioni) si è potuto studiare e adoperare un approccio innovativo per combattere questa patologia, introducendo soluzioni naturali che, grazie alle particolari tipologie arboree, riuscivano a catturare un maggior numero di polveri sottili, una delle principali cause del problema.
- Norme e struttura del team trascurata. Lavorare in giro per l’Italia (e all’estero), ha evidenziato in me l’importanza di lavorare con un gruppo di persone quanto più diverse possibili, che avessero formazione, esperienze e opinioni talvolta divergenti ma con mentalità aperte. Un gruppo competitivo e collaborativo, accoppiato ad una formazione e a dei processi in grado di ridurre l’impatto dei pregiudizi che le persone possono avere, costituisce un fattore essenziale.
- Strumenti analitici incompleti. Esistono problemi che possono essere risolti facendo semplici calcoli su di un pezzo di carta. Altri, invece, richiedono tempo e tecniche sofisticate. A volte infatti, nessuno strumento di analisi può sostituire un esperimento ben progettato, mentre a volte, l’analisi fallisce perché non si hanno gli strumenti adatti.
- Mancanza di collegamento tra la conclusione e il processo risolutivo. Quando un’analisi viene completata la prima frase che sentiamo pronunciare è: “Abbiamo finito!”. Nessuno però, spesso e volentieri, pensa che tutta quella mole di dati vada sintetizzata e che i concetti complessi vadano “correttamente comunicati” ad un pubblico molto diversificato. Per esempio, parlando di ecologia, si è perso troppo tempo a cercare di spiegare l’importanza delle api o degli spazi verdi nelle città per combattere le polveri sottili. Quando però il messaggio è stato centrato sui miglioramenti che si potevano portare alla salute dell’uomo “piantando alberi” e combattendo così l’inquinamento atmosferico, risultati più ampi sono stati raggiunti.
- Processo di risoluzione affrontato come quesito singolo piuttosto che iterativo. Difficilmente la risoluzione di un problema accade una-tantum, una volta per tutte. Quasi sempre invece, tutti i problemi non seguono un ordine prestabilito, ma ti portano avanti e indietro tra ipotesi, analisi e conclusioni, ogni volta a diversi gradi di profondità. Applicare più volte allo stesso problema le tecniche di problem solving non è un errore, piuttosto è un modo per cambiare la nostra comprensione del problema.
Un ultimo consiglio
Ognuna di queste insidie che abbiamo visto ha un alto valore in termini di risoluzione del problema.
Spesso però, quando si cercano delle soluzioni, vuoi per l’urgenza, vuoi per la formamentis di chi le decisioni deve prenderle, è davvero facile “dimenticare” qualcuna di queste accortezze.
Sottovalutare l’importanza di un team variegato, abbreviare i tempi con affermazioni lampo, oppure fermarsi alla prima risposta che si trova, può compromettere l’efficacia non solo della soluzione, ma di tutto l’intero processo e delle tecniche che si sono usate.
Questo è uno dei motivi per cui, molte volte, non si riesce ad attribuire al problem solving il giusto peso. Troppo spesso infatti, soluzioni “frettolose” vengono prese come manne dal cielo, per poi farne i conti, duramente, poco più avanti.
Il mio consiglio è: non sottostimare, mai. Il lavoro in sicurezza è quello che alla lunga paga sempre. In termini di efficacia, economici, di benessere dell’azienda e dei dipendenti, dello sviluppo e della crescita. Un lavoro ponderato, scrupoloso, attento, porterà i suoi frutti. Attenzione, lavorare in sicurezza o in modo attento, non vuol dire lavorare col freno a mano tirato, piuttosto significa ragionare e valutare bene e rispondere con prontezza.
Fammi sapere cosa nei pensi nei commenti. Noi ci leggiamo al prossimo articolo, ciao!